ZMBP

Wissenschaftlich Arbeiten mit Computer und Internet
- Referenz Manager

Uni Tuebingen

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EndNote - Einführung

English Version

Übungsaufgaben



Aktuelle Version ist EndNote 20 für Windows und Mac


Merkmale und aktuelle Programmversionen siehe Kursinformationen zu EndNote
Es gibt eine online Version EndNote Web.


Webseite

Wikipedia

EndNote gehört zu den bekanntesten bibliografischen Programmen (Literaturverwaltungsprogramme, Referenz Manager).

Eine Übersicht bekannter Literaturverwaltungsprogramme befindet sich hier.



Begriffe

In EndNote werden spezielle Begriffe verwendet.
Das Programm ist nur auf Englisch erhältlich, daher sind die Begriffe auch auf Englisch.

Reference, Literaturhinweis, Referenz, - ist ein Literaturzitat in der Literaturdatenbank.
Technisch ist die Referenz ein Datensatz in der Datenbank.
Entspricht der Zeile in einer Literaturliste in Tabellenform (siehe Abbildung unten).

Field, Feld, - Eintrag in der Referenz, z.B. Autoren, Jahr, Titel...
Entspricht der Spalte in einer Literaturliste in Tabellenform (siehe Abbildung unten).

Citation, Zitat - ist die zitierte Literatur in einem Dokument, z. B. "(Meier et al. 2016)"

Bibliography, Literaturverzeichnis - Liste der Literatur in einem Dokument.
Wird üblicherweise ans Ende einer wissenschaftlichen Arbeit gesetzt.

Style, Literaturstil, Zitierregel - der Aufbau und das Aussehen der Zitate und des Literaturverzeichnisses eines Dokuments.
Wird von internationalen Gremien und den wissenschaftlichen Zeitschriften festgelegt.
Die Styles werden in erster Linie nach den wissenschaftlichen Zeitschriften gelistet.
In dem naturwissenschafttichen Bereich werden von EndNote über 6.000 verschiedenen Zeitschriften angeführt.
Es gibt auch ISO-Normen (ISO 690 Wikipedia und die nicht mehr gültige DIN ISO 1505-2 Wikipedia) und allgemeine Regeln für bestimmte Bereiche.
Bei EndNote sind diese Stile im Bereich Generic zu finden.
Ein Beispiel für allgemeine Regeln in der Medizin ist der Vancover Style (basiert auf NISO Z39.29-2005, Wikipedia).
Erläuterungen:
www.nlm.nih.gov/bsd/uniform_requirements.html
www.imperial.ac.uk/media/imperial-college/administration-and-support-services/library/public/vancouver.pdf
MLA (Modern Language Association of America) im geisteswissenschaftlichen Bereich in den USA maßgebend (Wikipedia)
APA (American Psychological Association, Wikipedia) und Chicago Style (Wikipedia) sind andere wichtige Literaturstile im geisteswissenschaftlichen Bereich.

Reference Type - Sammlung verschiedener Felder einer Referenz. So etwas wie die Eingabemaske für die Reference.
Die Zahl und die Zusammensetzung der Felder variiert je nach Reference Type.
Der wichtigste ist der Reference Type "Journal Article".
Für den Reference Type Journal Article werden andere Felder vorgesehen als für Book.
Darüber hinaus stehen eine Vielzahl anderer Eingabemasken z.B. für Filme, Karten, Berichte usw. zur Verfügung.

Library, EndNote Datenbank - Alle Literaturzitate und Einstellungen.
Kann als EndNote-Datei und -Ordner sowie als eine gepackte Datei (siehe unten Compressed Library) gespeichert werden.


Abb.: EndNote Datenbank als Tabelle - Reference, Field, Reference Type









Hilfe zu EndNote

In EndNote ist ein Hilfesystem integriert

Menü Help : Content oder F1 öffnet das EndNote Hilfeprogramm.


Die ausführliche EndNote Anleitung befindet sich als pdf-Datei im EndNote-Programmverzeichnis (EndNote.pdf).


Tutorials Uni Tübingen

www.uni-tuebingen.de/fileadmin/Uni_Tuebingen/Einrichtungen/ZDV/Dokumente/Anleitungen_Walter/Anwendungssoftware/endnote.pdf
Manual EndNote X3, für Kurs ZDV, Uni Tübingen




Wie ist EndNote aufgebaut?

EndNote ist im Kern eine Datenbank (EndNote database) für Literaturzitate.
Viele Werkzeuge helfen beim Verwalten der Referenzen in der Datenbank.




Für die Eingabe (Input) von Daten können neue Referenzen eingetippt werden.
Es werden auch Bilder und pdf-Dateien gespeichert, die mit jeweils einer Referenz verbunden werden.

Schneller geht es mit dem Import (Import) der Daten aus dem Internet.
Die Daten für eine Referenz können auch automatisch aus einer oder mehreren pdf-Dateien ausgelesen werden.

Die Referenzen werden in der EndNote Datenbank gespeichert.
Viele Werkzeuge helfen beim Verwalten der Referenzen. Dopplte Datensätze beseitigen, Schlagörter erstellen, Volltext suchen, Suche, Gruppen.

Die Ausgabe steuern die sogenannten Stile (Output Styles),
die das Aussehen der Zitate und des Literaturverzeichnisses bestimmen.
Die Daten aus der EndNote-Datenbank werden gedruckt in eine Datei gespeichert oder exportiert.

Ausgefeilte Zusatzprogramme in Word und in den anderen Textbearbeitungsprogrammen
helfen beim Einfügen der Literaturzitate in einem Dokument (Word "Cite While you Write"),





1. Eingabe

Neue Referenz eingeben.

Da EndNote eine gute Importfunktion besitzt, müssen zum Glück die Referenzen selten manuell eingegeben werden.

Beim Anlegen einer Referenz sollten einige Regeln beachtet werden.



Abb.: Die Oberfläche von Endnote 20



Eine neue Referenz einfügen

Eine neue Referenz soll eingetippt werden.

Neue Referenz eingeben

Abb.: Neue Referenz eingeben


  • Menü References : New References (Strg + N)

    Oder Logo mit dem Pluszeichen



Den "Reference Type" einstellen

Der Reference Type bestimmt welche Felder im folgenden angezeigt werden.
Zum Beispiel benutzt ein Zeitschriftenartikel andere Angaben als ein Buch.
Daher muss der Reference Type als erstes eingestellt werden.

Journal Article
Book...

Im folgenden werden die einzelnen Felder eines Journal Articles behandelt.



Rating

Seit EndNote X6 dabei. Ein einfaches Bewertungssystem.
1 bis 5 Sternchen.



Author

Für die Autoren steht nur ein Feld zur Verfügung. EndNote muss daher Vor- und Nachnamen der Autoren erraten.
Die Autoren werden am besten mit Nachname, Vorname eingegeben (Nachname Komma Vorname).
Es kann aber auch anders eingegeben werden (Vorname Nachname, dann aber ohne Komma dazwischen).
Es muss aber eindeutig sein, was Vorname und Nachname ist.

Beispiele:

Jürgens, Gerd

Gerd Jürgens

Günther Hermann

Müller, Wolfgang Bernd

Wolfgang Bernd Müller -> für EndNote ist Müller der Nachname!

Müller, Wolfgang Bernd -> Müller der Nachname. Das ist eindeutiger!

De Lange, Orlando -> De Lange ist Nachname

Orlando De Lange -> Lange ist Nachname! Nicht korrekt.

Frommer, W. B.

Frommer, W B

J O Fischer

Jo Fischer

United Nations,

University of California,, Irvine

Smith, Alfred, Jr.

et al.,



Folgende Regeln gelten.

  • Trennung der Autoren mit einer neuen Zeile.

    Achtung: Unbedingt neue Zeile verwenden. Kopieren und einfügen aus Literaturlisten geht daher nicht.
    Semikolon oder Komma funktionieren nicht! In den Zitaten werden die Namen dann falsch dargestellt

  • Nachname Komma Vorname(n) ist die bevorzugte Schreibweise (Jürgens, Gerd)

  • Vorname(n) Nachname geht auch, führt aber leicht zu Missverständnissen (Hermann Günther, Jaime Méndez Sánchez)

  • Möglichst ganze Namen eingeben, Endnote kann selbst abkürzen, das wird mit den Output-Styles gemacht.
    Vollständige Namen sind bei der Suche nützlich.

  • Abkürzungen werden bei mehrere Vornamen mit Leerzeichen getrennt (Jo Fischer ist anderes als J O Fischer oder J. O. Fischer)

  • Organisationen mit Komma abschließen (corporate authors - z. B. "Universität Tübingen,")
    Enthält der Name der Organisation einen Zusatz (Universität Tübingen in Deutschland), dann 2 Kommata verwenden.
    Z. B. "Universität Tübingen,, Deutschland", "University of California,, Irvine"

  • Sind mehrere Wörter im Nachnamen ("De Lange"), zuerst der vollständige Nachname und dann das Komma
    ("De Lange, Orlando")

  • Autoren mit Zusätzen im Nachnamen, der Titel nach Komma.
    Nachname, Vorname, Zusatz ("Smith, Alfred, Jr.")

  • Alle Namen der Autoren in einer Publikation eingeben.
    EndNote wird mit Hilfe der Output Styles die Liste abkürzen (z.B. bei mehr als drei nur der erste Autor und et al.)

  • Sind nicht alle Autoren bekannt, als letzter Name und mit Komma abschließen "et al.," oder "and others,"

  • Ist der Autorname unbekannt das Feld leer lassen. Nicht "Anonymous" oder ähnliches eingeben.

  • Für die Term List (s.u.) werden unbekannte Autoren rot angezeigt.

  • Formatierung ist nicht möglich oder falsch.
    Formatierungen, zum Beispiel Namen fett hervorgehoben, wird durch den Output Style bestimmt.
    Allerdings sollte besondere Schreibweisen berücksichtigt werden (Umlaute, Akzentzeichen)



Year

Die 4stellige Jahreszahl eingeben

2017


Title

Der Titel der Arbeit ohne "Enter" zu drücken und ohne Punkt am Ende.
Da viele das falsch machen, wird automatisch ein Punkt am Ende des Titels bei den Styles nicht berücksichtigt.

Journal

Titel der Zeitschrift.
Ich empfehle die Journal Term List (s.u.) zu laden.
Nur so werden mit einheitlichem und richtigem Journal Name geschrieben.
Mit den Pfeiltasten nach oben oder unten kann durch die Term List gewandert werden.
Mit der Term List werden auch die richtigen Abkürzungen eingesetzt.


Keywords

Schlüsselworte (Keywords) sind für die Charakterisierung und das Suchen nach einer Referenz wichtige Einträge.
In vielen wissenschaftlichen Zeitschriften wird von den Autoren Schlüsselworte angefordert.
Eigene Schlüsselworte erleichtern die Suche nach dem Artikel.
Schlüsselworte werden bei Smart Groups (s.u.) eingesetzt.
Auch bei den Keywords werden Term List (s.u.) verwendet.

Beispiele:

BZIP; Esterase; AG-Harter;
Es können alle Referenzen einer Arbeitsgruppe gekennzeichnet werden, durch das Schlüsseöwort "AG-Harter".



  • Trennung mit ";" oder mit einer neuen Zeile.

  • Soll statt dem Trennzeichen ";" ein anderes Zeichen benutzt werden,
    kann das unter Menü Library : Define Term Lists... unter Delimiters geändert werden.

Tipps:
Mit Keywords kann die Datenbank auch geordnet werden.
Mit " AG-Harter" als ein Schlüsselwort kann z. B. die Referenz einer Arbeitsgruppe zugeordnet werden.
Mit einer Suche nach "AG-Harter" oder mit einer Smart-Group können schnell alle Publikationen
der Arbeitsgruppe zusammengestellt werden.

Mit Hilfe von Change and Move Fields (s.u.) kann in mehreren ausgewählten Referenzen
gleichzeitig ein Schlüsselwort eingegeben werden.



Notes, Research Notes, Abstract

  • Die Felder Notes, Research Notes und Abstract können einen Text bis jeweils 64 000 Zeichen umfassen
    (das sind etwa 16 Seiten Text)

  • Notes ist für persönliche Bemerkungen und Bewertungen.
    Web of Science legt die Zahl der Zitierungen in Notes ab ("Times Cited:" und"Cited References Count:")
    Das sagt etwas über die Relevanz des Artikels aus.

  • Abstract für eine Zusammenfassung der Referenz



URL (Uniform Resource Locator)

URL ist die Internetadresse zu einer Publikation.
z. B. Link zu Pubmed oder Web of Science

URL erstellen

Webadresse in URL-Feld kopieren

URL öffnen

  • Doppelklick auf den Hyperlink im URL-Feld

    Oder

  • Menü Reference : URL : Open URL (Strg + G)
    Die Webseite wird im Standard-Browser geöffnet



Author Adress

Adresse des Autors oder der Autoren.
Wird von vielen Zeitschriften ausgefüllt. Nützlich für die Kontaktaufnahme.


Figure - Bild an Referenz anhängen

Ist für eine Bilddatenbank gedacht. Für ein Bild gibt es eine Referenz.
  • Referenz öffnen

  • Menü Reference : Figure : Attach figure...

  • Bilddatei auf dem lokalen Rechner öffnen

  • Speichern bestätigen (Meldung kann abgestellt werden.)

  • Bild wird im Feld Figure verkleinert angezeigt.

Oder

  • Referenz öffnen (Doppelklick)

  • Symbol Attach figure...

  • Bilddatei auf dem Rechner auswählen.



Hinweise:
Es kann nur 1 Bild angehängt werden.
Das Feld Caption ist für die Bildunterschrift.

Das Bild kann mit
Menü Reference : Figure : Attach figure.. : Convert Figure to file attachments...
in einen Anhang umgewandelt werden.




File attachments - Dateien an eine Referenz anhängen - pdf-Dateien

Während nur ein Bild angehängt werden kann (s. o.), ist es möglich beliebig viele Dateien mit der Referenz zu verknüpfen.
Das können natürlich auch Bilddateien sein.

Meist werden pdf-Dateien, das ist gewöhnlich der Volltext der Referenz, hinzugefügt.

  • Referenz öffnen

  • Menü Reference : File Attachments : Attach File...
    oder Symbol Attach File... (Büroklammer ) in der Menüleiste

  • pdf auf dem lokalen Rechner auswählen.

  • pdf-Datei wird in dem Feld File Attachments als Symbol dargestellt


    Zum Öffnen der Datei auf das Symbol doppelt klicken.

Es können mehrere Dateien an eine Referenz angehängt werden.
Es kann auch eine Excel, Word, Zip-Datei, Medien-Datei oder andere Dateien angehängt werden.


Mit dem Symbol Attach File... (Büroklammer ) kann eine pdf auch schnell im Reference Panel angehängt werden.


Tipp:
Mit Find Full Text (s.u.) kann eine pdf-Datei im Internet gesucht und automatisch an die Referenz angehängt werden.



Summary - Edit

Reference Summary

Rechts neben dem Hauptfester wird als ein Seitenfenster eine "Summary" der aktiven Referenz angezeigt.

Eine Zusammenfassung der wichtigsten Daten wird angezeigt.

Wenn eine pdf-Datei angehängt wurde, erscheint dafür eine Schaltfläche.
Die PDF-Datei kann darüber geöffnet, gespeichert oder umbenannt werden.

Mit der Schaltfläche + Attach file kann eine Datei angehängt werden.

Reference Summary
Abb.: Seitenfenster - Reiter Summary - Überblick wichtigsten Informationen der Referenz


In der unteren Hälfte des fensters "Summary" wird die Referenz als Zitat gezeigt.

Mit der Schaltfläche kann der Outputstyle (s.u.) eingestellt werden. In dem Beispiel oben ist "Author-Date" eingestellt.

Style einstellen
Abb.: Style einstellen


Es lassen sich schnell andere Styles aus der Favoritenliste auswählen.
Wird ein anderer Style gesucht kann mit Select Another Style in dem neuen Fenste Chose A Style ein Style angeklickt werden



In dem Reiter Edit können die Felder der Referenz bearbeitet werden.

Seitenfenster - Reiter  Edit - zum schnellen Editieren der Referenzen
Abb.: Seitenfenster - Edit - Felder der Referenz bearbeiten



Tipp:
Die pdf-Datei kann auch mit Kommentare (Sticky Note) oder
Unterstreichungen und Textmarkierungen Highlight Text versehen werden.
Nach den Kommentaren kann in der Datenbank auch gesucht werden (PDF Notes)!






Speicherort von Bilder und Dateien

Bilder und angehängte Dateien werden beim Speichern der EndNote Datenbank standardmäßig in einem gesonderten Ordner
mit der Bezeichnung <Datenbankname>.Data abgelegt!

PDF-Dateien und andere angehängte Dateien werden darin in dem Unterordner PDF gespeichert.


Hinweis:
Sollen die Bilder und pdf-Dateien nur verlinkt werden, so ist beim Anhängen der Datei (siehe Abb.)
das Kästchen Copy this File to the default file attachment folder and create a relative link zu deaktivieren.
Aber Achtung, es wird ein absoluter Link angelegt.
Werden die Dateien (Attachment) verschoben oder gelöscht, erscheinen sie in der EndNote Datenbank nicht mehr.

Attachments kopieren oder nur verlinken

  • Abb.: Attachments kopieren oder nur verlinken


    Dieses Verhalten kann permanent eingestellt werden. Dazu

  • Menü Edit: Preferences...
  • URL & Links
  • Copy this File to the default file attachment folder and create a relative link
    deaktivieren oder aktivieren.

    Hinweis: Die Einstellung gilt nicht für Find Full Text (s.u.).

Attachments kopieren oder nur verlinken in den Preferenzen einstellen

Abb.: Attachments kopieren oder nur verlinken in den Präferenzen einstellen




Felder umbenennen und neue Felder erstellen (Custom1-8)

Die vorgegebenen Felder sind für die eigene Arbeit nicht immer ideal.

Bestehende Felder können umbenannt werden.

Zusätzliche Felder können hinzugefügt werden.
Es können bis zu sieben benutzerdefinierte Felder erstellt werden.

Beispiele für eigene Felder sind: Bewertung (lesenswert, neue Methoden...), Status (gelesen, Artikel kopiert,...) ,
Standort (UB Fachbereichsbibliothek, ...)

Abb.: Umbenennen der Felder und Bezeichnen eigener Felder



  • Menü Edit : Preferences...

  • Reference Types

  • Modify Reference Types

  • Refernce Type : Journal Article, Book oder anderer einstellen

  • Name ändern oder
    gewünschter Namen für die Felder Custom1-8 eingeben.

  • Wird ein Name rechts in der Modify Reference Types-Liste gelöscht, dann erscheint das Feld nicht mehr in der Referenz-Liste.

PubMed belegt einige Custom Felder mit eigenen Einträgen (Legal Notes und PMCID)

Tipps:
Mit der Schaltfläche EndNote Defaults kann der Standard wieder eingestellt werden.

Überflüssige Referenz Types werden mit einem Punkt vor dem Namen in Zukunft von der Liste ausgeschlossen.
Mit ".Map" in Generic erscheint der Type Map in den Listen nicht mehr. So kann ein bisschen aufgeräumt werden.





Ansicht der Referenzliste ändern

In der Hauptansicht von EndNote wird die Referenzliste (Library window) angezeigt.

Referenzliste - Display Fields

Abb.: Library window, Referenzliste - Display Fields



Die Spalten der Referenzliste in der Hauptansicht (Library window) lassen sich ändern.

  • Menü Edit : Prefences...

  • Register Display Fields

    Ansicht der Referenzliste ändern
    Abb.: Ansicht der Referenzliste ändern


  • Tipp:
    Display all Authors in the Author field, es werden alle Autoren gezeigt.
    Das ist eine sinnvolle Einstellung.



In der Hauptansicht kann mit rechter Maustaste auf die Spaltenüberschriften die gewünschten Spalten gewählt werden.


Ansicht der Referenzliste ändern

Abb.: Spalten in der Referenzliste ändern - rechte Maustaste auf eine Spaltenüberschrift




Datenbank als Compressed Library speichern

Die EndNote Datenbank wird als enl-Datei und einem Data-Ordner gespeichert.
In dem Data-Ordner befinden sich z.B. die Anhänge (Bilder, pdf-Dateien).

enl-Datei und Data-Ordner
Abb.: enl-Datei und Data-Ordner



Um von der EndNote Datenbank ein Backup zu machen wird am besten eine Kopie in Form einer Compressed Library erstellt.
Diese einzelne .enlx-Datei enthält sowohl die .enl-Datei als auch den dazugehörigen Datenordner.

enlx-Datei
Abb.: enlx-Datei



  • Menü File : Compressed Library...


    Compressed Library

    Abb.: Compressed Library.


Tipp:
Ich empfehle dringend regelmäßig eine Sicherheitskopie der EndNote Datenbank anzulegen.
Dazu ist die "Compressed Library" sehr gut geeignet.

Beim Erstellen einer Compressed Library können die Anhänge (pdf-Dateien) ausgeschlossen werden.
Das kann eingesetzt werden, wenn die EndNote Library eine möglichst kleine Datei sein soll.
Die pdf-Dateien beansruchen viel Speicherplatz.
Und es sollen zum Beispiel die Referenzen an einen Kollegen per E-Mail weitergegeben werden.
Außerdem kann die Literatur auch nur von einer Gruppe oder Group Set gesichert werden (siehe Abbildung).
So können die Referenzen auf ein bestimmtes Projekt eingegrenzt werden.



Hinweis:
Die .enlx-Datei ist gegenüber den Originalen kleiner und entspricht einem zip-Archiv.
Die .enlx-Datei kann allerdings nicht mit einem normalen zip-Programm bearbeitet werden.




2. Endnote Datenbank verwalten

In EndNote stehen effektive Werkzeuge für die Verwaltung der Datenbank zur Verfügung:

Für die Referenz kann ein Volltext gesucht werden. Das ist meist eine pdf-Datei. Diese wird automatisch aus Internet herunter geladen.
Die Datei wird als Anhang mit der Referenz verbunden.

Die Term Lists helfen bei der Eingabe. Es wird eine konsistente Datenbank erhalten.
Dadurch werden verschiedene Schreibweisen verhindert.
Das ist vor allem für das Feld Journal relevant.

Doppelte Referenzen lassen sich aufspüren.

Mit Find and Replace sowie Change/Move/Copy Fields kann der Text gleichzeitig
in vielen Referenzen mit einem Klick geändert werden.

Wesentlich für eine strukturierte Datenbank ist die Erstellung von Gruppen, denen Referenzen zugewiesen werden kann.
Die neuen Versionen von EndNote beherrschen dynamische Gruppen.

Die Datenbank erlaubt durch die Indizierung der Referenzen eine schnelle Suche.



Find Full Text

In EndNote ist eine Funktion eingebaut, die den Volltext im Internet sucht, herunterläd und mit der Referenz verbindet.
Beachte, nicht für jede Zeitschrift oder Datenbank ist ein Volltext zugänglich.
Es ist eine Zugangsberechtigung erforderlich.
Der Text wird als pdf-Datei an die Referenz angehängt.

  • Referenz(en) in der Referenzliste markieren

  • Menü Reference : Find Full Text...

  • Die pdf-Datei wird an die Referenz angehängt.
    In der Referenzliste erscheint eine kleine Büroklammer .

Achtung: Die Suche kann sehr lange dauern!



Tipps:
An der Uni Tübingen wird der Zugang zu Volltext (pdf-Datei eines Artikels) über die IP-Nummer geregelt.
Daher zu Hause immer mit dem VPN Programm
und Anmeldung mit dem Uni Tübingen Login ID auf das Netz zugreifen.
Remote Zugang Uni Tübinen mit VPN

Die Find Full Text Suche muss eventuell konfiguriert werden.

Menü Edit : Prefereces : Find Full text : Open URL Path

Typische LinkResolver sind:

MPG: http://sfx.mpg.de/sfx_local

BVB: http://sfx.bib-bvb.de/sfx_bsb

HBZ: http://www.digibib.net/openurl

KOBV: http://sfx.kobv.de/sfx_local




Term Lists

Term Lists sind Vorschlagslisten, die standardmäßig für die Felder Author, Journal und Keywords eingerichtet sind.
Für eine konsistente Datenbank ist es wichtig, dass diese Listen gepflegt werden.
Bei der manuellen Eingabe werden diese Listen automatisch ergänzt.
Außerdem können die Listen nachträglich geändert werden.

Öffnen der Term Lists

  • Menü Library : Open Term Lists...

  • Authors Term List
    Journals Term List
    Keywords Term List


  • Register Terms

Term Lists - Register Terms. Vorher auf Register das gewünschte Feld einstellen.

Abb.: Term Lists - Register Terms. Vorher auf Register Lists das gewünschte Feld einstellen!



Es können Schlagwörter gelöscht und hinzugefügt werden.

Tipp:
Es können auch Term Lists importiert werden.
Das ist für die Journal Liste sehr zu empfehlen,
dadurch wird eine Liste der korrekten Abkürzungen der Zeitschriften bereitgestellt.
Viele Output Styles greifen auf die Abkürzungen der Zeitschriften zurück.

Das wird folgendermaßen durchgeführt...


Term List importieren

Term Lists Import und Export von Listen . Hier kann auch für Keywords das Trennzeichen eingestellt werden

Abb.: Term Lists Import und Export von Listen. Hier kann auch für Keywords das Trennzeichen eingestellt werden.

Mit Import List.. können Listen hinzugefügt werden.

Im EndNote Installationsordner befinden sich umfassende Listen für die Journals.
Windows 10: c:\Programme\EndNote X7\Terms Lists
Es muss noch der Themenbereich angegeben werden.
Für Biologen passt die BioScience-Liste. Die BioScience-Liste umfasst 6231 Journals (EndNote 20).




Update List

Werden Referenzen aus der Datenbank gelöscht, bleiben die Terms aus den Referenzen in der Datenbank.
Sollen die Terms aktualisiert werden, kann mit Update List... die Terms aus der aktuellen Datenbank neu eingelesen werden.

Mit Menü Library : Open Term Lists.. das Fenster Term Lists öffnen (Siehe Abbildung oben).
Dort Update Lists... wählen.




Neue Term List anlegen und mit einem Feld verknüpfen

Für die Felder Author, Journal und Keywords sind bereits Term Lists angelegt.
Auch für andere Felder können Term Lists angelegt werden.
  • Menü Library : Open Term Lists...

  • Authors Term List
    Register Lists

  • Create List...

    Create Term List

    Abb.: Term List. anlegen. Journal List nur bei Journal Felder aktivieren.

  • Journal List nur bei Zeitschriftennamen aktivieren!
    Dadurch werden mehrspaltige Listen angelegt (Voller Name der Zeitschrift, Abkürzung 1 und Abkürzung 2).

  • Die Liste mit einem Feld verknüpfen:
    Menü Library : Link Term Lists..

    Link Term List

    Abb.: Felder mit einer Term Liste verknüpfen.


    Man kann auch mehrere Felder mit einer Term List verknüpfen.




Duplikate beseitigen

Doppelte Referenzen sind in einer Literaturdatenbank ärgerlich.
Werden Referenzen mit eigenen Bemerkungen bewertet und es gibt doppelte Referenzen,
ist nicht klar welche Referenz bearbeitet wurde.
Doppelte kommen durch den Import aus Online Datenbanken häufig vor.
Um das abzustellen, gibt es eine Einstellung in den Preferences, die das verhindert.

Es wird gezeigt wie doppelte Referenzen leicht beseitigt werden.
In den Preferences werden die Kriterien für die Duplikate eingestellt.

  • Menü Library : Find Duplicates


    Find Duplikate
    Abb.: Find Duplikate

  • Wenn doppelte Referenzen gefunden werden, öffnet sich ein Fenster Find Duplicates

    Es kann entschieden werden, welche Referenz behalten werden soll - Keep This Record
    Wenn beide behalten werden sollen, kann auf Skip gedrückt werden.

    Wird Cancel gedrückt, werden die doppelten Referenzen nicht gelöscht,
    und das Fenster wird geschlossen.

    Alle doppelten können mit einem Schwung beseitigt werden.
    Nach einer Suche mit Find Duplicates, das Fensters mit Cancel schließen.
    Es wird die Gruppe Duplicate References gezeigt.
    Die Doppelten sollten markiert sein.
    Sie können dann in diesem Ordner leicht mit der Taste Entf auf der Tastatur gelöscht werden.
    Achtung, nicht alle Referenzen in dem Ordner löschen, nur die markierten!


    Ordner Duplicate References
    Abb.: Ordner Duplicate References - alle automatisch grün markierten Refernzen sind doppelt - mit der Taste Entf löschen.


Die Kriterien für "Find Duplikate" werden folgendermaßen eingestellt:

  • Menü Edit: Preferences...

  • Duplicates


Es ist ratsam die Wahl nicht zu eng zu machen, sonst werden keine Duplikate mehr gefunden.

Author, Year und Title sind eine gute Wahl.

Einstellungen für Find Duplikate

Abb.: Einstellungen für Find Duplikate - beachte Automatically discard duplicates ist aktiviert



Tipps:

< Fehlt in der neuen Version 20>
Teste die Einstellung Automatically discard duplicates in EndNote Preferences
Register Duplicates unter der Überschrift Online Search Results (siehe Abb. oben).
Dadurch werden in einer Online Suche die Doppelten automatisch nicht in die Datenbank integriert.
< Fehlt in der neuen Version 20>


Nach dem Klick auf Find Duplikate wird eine automatische Gruppe Duplicate References in der Spalte links erstellt.
Hier werden alle doppelten Referenzen aufgeführt und können auch dort bearbeitet werden.
Aber Achtung, nicht alle löschen, dann werden nicht nur die Doppelten sondern auch die Originale gelöscht.
EndNote markiert automatisch ein Duplikat.



Find and Replace Strg + R

Es soll in mehreren Referenzen der Text in einem Feld geändert werden.

Zum Beispiel soll ein Keyword in allen ausgewählten Referenzen geändert werden.
Oder die Namen mit Umlaute soll korrigiert werden ("Muller" in "Müller" verwandeln)

  • All References oder Referenzen in einer Gruppe

  • Menü Library : Find and Replace...

  • In: Feld auswählen

  • Search for: Suchtext eingeben

  • Change the text to: Geänderter Text eingeben



Text ändern in keywords

Abb.: Find and Replace...



Hinweis:
Das Medline Format von PubMed unterstütz keine Umlaute (Diacritics).
Daher werden z. B. die Namen mit Umlauten nicht korrekt importiert (Version 20, Stand 4/2021)
Mit Find and Replace kann der korrekte Name schnell in den ausgewählten Referenzen korrigiert werden.



Change/Move/Copy Fields

Mit diesem Werkzeug kann in allen ausgewählten Referenzen neuer Text eingegeben werden.
Außerdem kann in den ausgewählten Referenzen in bestimmen Feldern der Text auch gelöscht werden.

Beispiel, es soll in bestimmten Referenzen ein Keyword angefügt werden.

  • All References oder Referenzen in einer Gruppe

  • Menü Library : Cange/ Move/ Copy Fields...

  • Register Change Fields.

    In: das gewünschte Feld auswählen. Z.B Keywords

    Neues Kennwort eingeben. Trennzeichen nicht vergessen!

    Mit Insert Special können Tab und eine neue Zeile (cariage return) eingefügt werden.
    Mit den Optionen unter Change kann die Position bestimmt werden
    Clear field löscht den gesamten Text im Feld

Change Fields

Abb.: Dialogfeld Change/Move/Copy Fields. Register Change Fields.
In jedes Feld Keywords wird am Ende "rhizosphere" eingetragen.



Move Field
Es kann auch Text von einem Feld in ein anderes Feld bewegt werden.
Achtung: Der Text wird in dem ursprünglichen Feld gelöscht!

Copy Field
Der Text eines Feldes kann in ein anderes Feld kopiert werden.

Copy Fields

Abb.: Dialogfeld Change/Move/Copy Fields. Register Move/Copy Fields




Gruppen

Die Referenzen können mit Hilfe von Gruppen strukturiert werden.

Beispiele sind Gruppen für ein bestimmtes Projekt, Themengebiet oder einen Arbeitsabschnitt
(Einleitung, Material & Methoden, ...).

Wichtig zu wissen ist, dass die Referenzen mit der Gruppe nur verknüpft sind.
Allerdings trifft das nur für die normalen Gruppen, den sogenannten Custom Groups, zu.
Die Datensätze in der Datenbank bleiben bestehen, wenn eine Gruppe gelöscht wird.
Eine Referenz kann auch in vielen verschiedenen Gruppen auftauchen.

Es gibt neben den Custom Groups auch Smart Groups.
Die Gruppe wird dynamisch mit Hilfe einer Suche automatisch gefüllt.
Hier wird eine Referenz aus der Datenbank gelöscht, wenn sie aus der Smart Group gelöscht wird!

Group Sets sind Ordner für Gruppen.
Das ist zum Strukturieren der verschiedenen Gruppen sinnvoll.



Custom Groups

Custom Groups sind die gewöhnlichen Gruppen, deswegen auch einfach Groups genannt.
Groups sind statische Gruppen. Die Referenzen müssen aktiv der Gruppe zugewiesen werden.

Create Groups
Abb.: Create Groups. Rechte Maustaste auf My Groups öffnet ein Kontextmenü.


  • Neue Gruppe mit Menü Groups : Create Group
    oder Kontextmenü (rechte Maustaste), siehe Abbildung oben.

  • Groups dienen dazu Referenzen einer Arbeitsgruppe (Papers der AG Harter),
    thematische Gruppen (Alles zu Hitzeschock Proteine),
    alles für einen Artikel, Abschnitte einer Arbeit (Einleitung, Methoden,..) zu sammeln

  • Eine Gruppe ist auch sinnvoll wenn eine Teilmenge aus der Datenbank als Compressed Library (s.o.)
    exportiert werden soll.

  • Die Referenzen werden mit Drag and Drop oder dem Menü Groups : Add Reference to... zugeordnet.


Hinweise:
- Eine Referenz kann auch mehreren Gruppen zugeordnet werden.
- Wird eine Gruppe gelöscht, dann werden die Referenzen der Gruppe nicht aus der Datenbank gelöscht.
- Wird die Referenz in der Gruppe gelöscht, so bleibt die Referenz in der Datenbank erhalten.
- Eine Referenz, die in der Hauptdatenbank gelöscht wird (All References)
verschwindet automatisch auch in den Gruppen.



Create from Groups

Aus bestehenden Gruppen kann eine neue Gruppe erzeugt werden.
Ein Beispiel ist eine neue Gruppe die die Referenzen aus zwei anderen Gruppen enthalten soll

Create Groups from Groups

Abb.: Create Groups from Groups


  • Menü Groups : Create from Groups
    oder im Kontextmenü My Groups

Es steht die logische Verknüpfung AND, OR, NOT zur Verfügung




Group Sets (ab X3)

Group Set
Abb.: Group Set



Ab EndNote X3 können Group Sets definiert werden. Dadurch kann die Datenbank besser strukturiert werden.

Es kann zum Beispiel ein neues Projekt angelgt werden.
Ein Group Set ist eine Hauptgruppe mit Untergruppen. Untergruppen können Smart Groups und Custom Groups sein.

Group Sets in Group Sets geht allerdings nicht.

Die einzelnen Gruppen können mit der Maus von einem Group Set in einen anderen verschoben werden.




Smart Groups (ab X2)

Smart Group
Abb.: Smart Group. Filtert alle Referenzen mit "rhizosphere" in den Stichwörtern

Smart Groups sind dynamische Gruppen

  • Menü Groups : Create Smart Group... oder rechte Maustaste bei Groups

  • Smart Group Name der Name der Gruppe wird bestimmt.

  • Das nächste Feld ist ein Suchfeld, sinnvoll ist es nach einem Keyword, Autor oder anderes zu suchen
    Es können mehrere Kriterien eingefügt werden

  • Create

  • Mit Menü Groups : Rename Groups.. kann der Gruppennamen geändert werden.

Wird in einer neuen Referenz das gesuchte Keyword der Smart Group eingetragen
oder eine neue Referenz mit diesem Keyword erstellt,
so wird die neue Referenz automatisch der Smart Group zugeordnet (daher dynamisch).
Wird das gesuchte Keyword in der Referenz gelöscht,
dann wird die Referenz automatisch aus der Smart Group entfernt.


Achtung!
Smart Group arbeitet wie ein Filter.
Wird eine Referenz in einer Smart Group gelöscht,
so wird die Referenz vollständig aus der Datenbank entfernt!


Aufgabe:
Wie kann eine Referenz aus einer Smart Group entfernt werden?

(Antwort: Der Eintrag in dem Feld, der das Kriterium erfüllt, löschen.)







Suchen

Im Hauptfenster befindet sich das Suchfenster (Search Panel).

Search Panel
Abb.: Search Panel


Das Suchfenster kann mit Advanced search erweitert werden.

Advanced Search...

Abb.: Advanced Search...

Ein bestimmtes Feld (Author, First Author, ...) oder Any Fields zum suchen einstellen.
Es kann an dieser Stelle auch die Suche in der pdf-Datei eingestellt werden (PDF).
Mit PDF Notes wird nach eigenen Kommentaren (Sticky Notes) in den pdf-Dateien gesucht.

Die Art der Übereinstimmung (Contains, Is, Is less than...) bestimmen.

Es können mehrere Kriterien eingestellt werden. Es geht die logische Verknüpfung And, Or oder Not.

Platzhalter (*) an Anfang, in der Mitte oder am Ende können bei der Suche verwendet werden.

Search options

Advanced Search...
Die Suche kann gespeichert werden - Save Search. Mit "Load Search" kann eine gespeicherte Suche wieder geladen werden.
Mit "Convert to Smart Group" wird die Suche in eine Smart Group verwanselt.


Term List für die Suche benutzen

Mit dem einfachen Tastenkürzel Strg+1 kann die Term List bei der Suche eingesetzt werden.
  • Suchfenster

  • erstes Suchfeld nach Author, Journal oder Keywords ändern.

  • Strg+1

  • Gesuchter Text in der Term List doppelklicken

  • Klick Search


Hinweis:
Cmd + 1 in der Macintosh Version.




3. Import

Online Suchen -
importieren aus Literaturdatenbanken

Die manuelle Eingabe ist viel zu mühsam und fehlerhaft. Daher stehen Import-Werkzeuge zur Verfügung.

Am wichtigsten ist der Import aus Datenbanken im Internet.
Da der Import im Internet auf verschiedene Datenbanken zugreifen kann,
gibt es unterschiedliche Verfahren Online Referenzen zu importieren.



Direkte Suche in EndNote

Das einfachste und empfehlenswerteste Verfahren ist die direkte Suche aus EndNote heraus.
Später werden andere Verfahren vorgestellt, wobei EndNote Import Filter
und Erweiterungen für Internetbrowser eingeführt werden.



Online Search

  • In der linken Spalte unter Online Search
    werden die wichtigsten Datenbanken angeführt.

    Online Search
    Abb.: Online Search

    z.B.
    PubMed
    Web of Science,
    OCLC, Ovid, ProQuest Silverplatter, Science Direct
    SWB - Online Katalog des Südwestdeutschen Bibliotheksverbunds
    (darin Uni Tübingen)


    weitere Datenbanken werden mit more... aufgerufen

    Das geht auch mit Menü Tools : Online Search




Hinweis:
Das Medline Format von PubMed unterstütz keine Umlaute (Diacritics).
Daher werden z. B. die Namen mit Umlauten nicht korrekt importiert (Version 20, Stand 11/2021)




Das Suchen und übertragen in die Datenbank geht in 2 Schritten
Suchen im Online Search und Einfügen der gewünschten Referenzen in die Datenbank.

Dieses Vorgehen schreibt die gefundenen Referenzen in eine temporäre Datenbank.
Mit Copy to local Library müssen die ausgewählten Referenzen in einem zweiten Schritt in die lokale Datenbank überführt werden.

1. Schritt - Referenzen online suchen

  • Online Search...
    Oder einfach die gewünschte Online Suche in der linken Spalte wählen (siehe Abbildung)
    Datenbank auswählen (z.B. PubMed (NLM), Web of Science).

    Wird die gesuchte Datenbank nicht aufgeführt, dann auf more... drücken
    Das geht auch mit Menü Tools : Online Search

    Es erscheint ein Fenster Choose A Connection. Hier kann nach der gewünschten Datenbank gesucht werden.

    Online Search


    Suche in der Datenbank PubMed (NLM)
    Online Search
    Abb.: Online Search...nach einer Datenbank suchen.

  • In der Online Datenbank suchen.
    Autor, Schlüsselwort und andere Suchbegriffe eingeben,
    auf Search drücken.

    Die Referenzen sind noch nicht in der Datenbank!



2. Schritt - Referenzen in die Datenbank einfügen


  • Copy to Library.
    Die gewünschten Zitate auswählen (Mausklick) und mit der Schaltfläche "Add the selected online records to your local Library" in die eigene Datenbank aufnehmen

    Copy to Library.
    Abb.: Copy to Library...


  • Die Referenzen befinden sich nun in All References.
    Die als letzte kopierten Referenzen befinden sich in den Gruppen Recently Added
    Hier besteht die Möglichkeit irrtümlich aus der online Datenbank kopierte Referenzen wieder loszuwerden.
    Referenzen, die in Recently Added gelöscht werden, werden auch automatisch in All References gelöscht.




Tipp:
Was kann ich tun wenn ich irrtümlich Referenzen in meine Datenbank importiert habe?
Die Referenzen können an dem Datum erkannt und aus der Datenbank gefischt werden.
Dazu die Spalte Added to Library in der Referenzliste sichtbar machen.
Es kann diese neue Spalte einfach mit rechter Maus auf die Spalten der Referenzliste hinzugefügt werden.
Alternativ geht auch Menü Edit : Preferences und Displayed Fields s.o..
Dann alle Referenzen, die an diesem Datum eingefügt wurden, löschen.




Suche im Internet und Import in EndNote

Es ist auch möglich im Internet zu suchen und die Referenzen in EndNote zu importieren.
Vorteil ist, dass die Suchfunktionen im Internet mehr Möglichkeiten bieten.
Dies wird an den Beispielen Web of Science und Pubmed gezeigt.


Web of Science (ISI Web of Knowledge)

Das Web of Science, jetzt Web of Knowledge genannt, ist ein kostenpflichtiges Angebot mit mehreren Online-Zitationsdatenbanken.
Erstellt wird es vom Institute for Scientific Information (ISI), das zu Clarivate Analytics, der Firma von EndNote, gehört.
Web of Science besitzt ein ausgefeiltes Suchsystem. Daher ist die Suche in Web of Science und anschließendem Import in EndNote vorteilhaft.
Es wird ein Export-Import-Werkzeug von EndNote und Web of Science benutzt.

An der Uni Tübingen ist der Zugang freigeschalten.
Außerhalb des Uni Netzwerkes funktioniert der Zugang nur über eine VPN Verbindung.
Remote Zugang VPN Uni Tübingen




www.webofscience.com/

Alte Platform
apps.webofknowledge.com

Web of Science hat vor kurzen den Besitzer (jetzt Fa. Clarivate) gewechselt.
Daher gibt es immer mal neue Links und eine Anmeldeseite

Import aus dem Web of Science

Abb.: Web of Science...

In Web of Science gibt es ein EndNote Export Werkzeug.

  • In Web of Science suchen

  • Gewünschte Referenzen auswählen

  • Schaltfläche Save to EndNote des... drücken
    Save to EndNote desktop

  • Record content wählen
    Author, Title, Source, (Abstract)
    Full record



  • Ein Windows Fenster öffnet sich.
    Die Schaltfläche Öffnen mit ResearchSoft Direct Export Helper wählen.

  • In das Programm EndNote wechseln.
    Dort wurde ein Ordner Imported References erstellt.
    Die Referenzen wurden automatisch in die Datenbank eingefügt.

Hinweise:
Es kann auch in die EndNote Online Datenbank exportiert werden - Auf Save to EndNote online drücken.




Suche in PubMed - Send to Citation Manager

  • www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/


  • Gewünschte Artikel markieren.
    Werden keine Artikel markiert, wird die ganze Seite in EndNote übertragen.

    PubMed send to
    Abb.: PubMed Send to Citation Manager

  • Send to:

    In dem Fenster Choose Destination den Schalter Citation Manager aktivieren

  • Schaltfläche Create File

    PubMed Export Helper für EndNote
    Abb.: PubMed Export Helper für EndNote


    Open with die Auswahl ResearchSoft Direct Export Helper drücken

    Die Referenzen werden automatisch in die EndNote Datenbank eingefügt.

    Zur Kontrolle gibt es einen Ordner mit den importierten Referenzen
    Imported References





Online Recherche - Import über eine Textdatei

In vielen Datenbanken kann das Suchergebnis als Textdatei gespeichert werden.
Mit Hilfe von Filtern gelingt es, diese Referenzen in Endnote einzufügen.
Der Vorteil von diesem Vorgehen liegt darin, dass die umfangreichen Suchfilter der Onlinedatenbank genutzt werden können.

Am Beispiel PubMed wird erläutert wie die Referenzen in eine Textdatei gespeichert werden und anschließend in EndNote importiert werden.

In PubMed kann mit Send to - Citation Manager (siehe oben) einfacher importiert werden.

.

  • Online Recherche z.B. in PubMed

    http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/


  • Gewünschte Artikel markieren

  • Das Suchergebnis in einer Textdatei abspeichern Send to:

    Im Fenster Choose Destination den Schalter File wählen
    Format: MEDLINE
    Sort by: Recently Added


    Abb.: Pubmed - Suchergebnis als Textdatei abspeichern.


    Das Suchergebnis wird als Textdatei (pubmed_result.txt) im MEDLINE Format gespeichert.
    Meist wird der Dowload-Ordner gewählt, es kann auch ein anderer Ordner eingestellt werden.

  • EndNote öffnen.

  • Menü File : Import.

  • Abb.: Endnote - Textdatei importieren. Richtige Importfilter einstellen.


  • Textdatei (pubmed_result.txt) auswählen, dazu den Download-Ordner suchen

  • Geeigneter Importfilter auswählen - PubMed (NLM)!

  • Import

Hinweise:
Die Referenzen von mehreren Suchläufen können in zuerst in der Zwischenablage "Clipboard" gesammelt werden.
Anschließend in EndNote exportieren.

  • Dazu "Send to: Clipboard" und "Add to Clipboard" wählen.

  • Anschließend das Clipboard öffnen "Clipboard: xx items".

  • "Send to: File" wählen und Ansicht auf "Format: Medline" stellen.

  • "Create File"

  • Dann wie oben EndNote öffnen und die Datei importieren.


Hinweis
Das Medline Format von Pubmed unterstützt keine Umlaute (Diacritics).
Daher werden z. B. die Namen mit Umlauten nicht korrekt importiert (Version X8, Stand 11/2017).




Import einer pdf-Datei um eine neue Referenz zu erstellen

Seit der Version EndNote X4 ist es möglich eine pdf-Datei zu importieren.
Dabei werden die Informationen aus der pdf-Datei übernommen und eine Referenz in EndNote erstellt.
Gleichzeitig wird die pdf-Datei in den EndNote Datenordner kopiert und ein Link zu der neuen Referenz erstellt.

  • pdf-Datei z.B. auf den Desktop des Windows Dateisystems
    (nicht in den Datenordner von EndNote kopieren!)

  • In EndNote Menü File : Import : File... oder Folder (wenn ein ganzer Ordner mit pdf-Dateien importiert werden soll)

  • Import File, mit Hilfe von Choose... die Datei suchen.
    Import Option -> PDF wählen.

    Endnote - pdf -Datei importieren. PDF als Importfilter einstellen

    Abb.: Endnote - pdf -Datei importieren. PDF als Importfilter einstellen.

Hinweise:
EndNote liest in Wahrheit nicht die Datei, sondern nur die DOI-Nummer aus der Datei aus.
Mit Hilfe einer Internetdatenbank werden die Informationen für die Referenz ergänzt.
Daher sollte für diesen Vorgang ein Internetzugang vorhanden sein.

Es kann mit einer Aktion auch eine gesamte pdf-Bibliothek in EndNote importiert werden. Dazu File : Import : Folder wählen.
Die Einstellung Include files in subfolders wertet auch pdf-Dateien in Unterordner aus.

Es werden zum Teil keine Umlaute etc. (Diacritics) importiert.




Google Scholar

Google Scholar ist ein Dienst von Google. Eine direkte Suche von EndNote aus in Google Schoolar ist nicht möglich.
Aber es gibt ein Import-Werkzeug, das in Google aktiviert werden muss.

  • http://scholar.google.de/

  • Vor der Suche evtl. die Scholar-Einstellungen auf EndNote umstellen.


    Google Scholar - Einstellungen
    Abb.: Google Scholar - Einstellungen

    Google Scholar Hauptfenster
    Settings
    Bibliography Manager
    Show links to import citations into -> EndNote
    Save



Google Scholar

Abb.: Google Scholar



Hinweise:

  • Die importierten Felder sind in Google Scholar nicht besonders zahlreich. Es fehlt der Abstract.

  • Immerhin werden Umlaute etc. (Diacritics) korrekt importiert!

  • "Zitiert durch: ..." oder "Ähnliche Artikel" sind nützlich um weitere ähnliche Referenzen aufzustöbern.

  • Rechts wird auf den Originalartikel hingewiesen (Manchmal wird auf eine PDF-Datei verwiesen).







4. Output Styles


Die Output Styles bestimmen das Aussehen der Ausgabe.
In einem Dokument gibt es dafür zwei Stellen: Das Zitat (Citation) im Text und die Literaturliste (Bibliography).
Es stehen 1000ende Styles zur Verfügung. Die meisten Styles werden nach einer wissenschaftlichen Zeitschrift benannt.

Von der EndNote Internetseite können neue Styles geladen werden. Die Dateien für Styles haben die Dateiendung .ens.

Es ist auch möglich eigene Output Styles einzurichten.


Tipp: Wenn der Style geändert werden soll, suche zuerst einen Output Style, der den eigenen Vorstellungen nahe kommt.
Anschließend wird dieser Style nach den eigenen Wünschen verändert.

Style einstellen

Der Style kann einfach in dem Drop-Down-Menü in der rechten Spalte unter Summary eingestellt werden.

Style einstellen
Abb.: Einstellen des Styles im Seitenfenster unter Summary.




Standard Style ist Author-Date.
Der Style Annotated beinhaltet auch den Abstract und ist daher unzweckmäßig.
Daneben stehen die Styles der wissenschaftlichen Zeitschriften zur Verfügung.
Mit Select Another Style... können weitere Styles eingestellt werden.

Choose a Style

Abb.: Einen Style aussuchen.



Im Menü Tools : Output Styles stehen weitere Werkzeuge zur Verwaltung der Styles zur Verfügung.

Tools zum Verwalten der Styles
Abb.: Tools zum Verwalten der Styles.








Tipp:
Bei der Standardinstallation werden bestimmte Styles in den Ordner Styles im Programmordner kopiert.
Fehlen Styles, so kann mit der Installationsdatei und anschließendem "Modify" alle
gewünschten Styles von der Installationsdatei geladen werden.

Außerdem stehen im Internet Styles zur Verfügung

endnote.com/downloads/styles

Dort gibt es auch ein Archiv zum herunter laden (Download all styles).

Siehe auch unten Menü Edit : Output Styles : Style Manager und der Befehl Get more on the Web...


Der eingestellte Style wird im Preview-Fenster mit der ausgewählten Referenz dargestellt.


Preview Style

Abb.: Preview Style. Z.B. wie Style Author-Date.



Output Styles verwalten - Style Manager

Der Style Manager bestimmt aus der Vielzahl der Styles diejenigen die im Drop-Down Menü angezeigt werden.
Über Find by : Favorites im Style Manager werden diese Styles gezeigt.

Style Manager öffnen

  • Menü Tools : Output Styles : Open Style Manager...
    gewünschte Styles anklicken und Fenster schließen

Style Manager

Abb.: Style Manager.

Get more on the Web... ist ein Link zur EndNote Webseite um weitere Styles zu laden.

Find by die Styles werden in Themenbereiche eingegrenzt.

Mit Style Info/Preview wird zwischen Infos und Vorschau zu dem ausgewählten Style geschalten.

Hinweis:
Die Auswahl der Styles bleibt in allen Datenbanken auf dem Rechner erhalten.




Output Style editieren

Ein Style kann auch neu konfiguriert werden. Oder bestehende Styles können geändert werden.

Tipp: Einen passenden Style aussuchen, anschließend nach den eigenen Bedürfnissen verändern.
Zum Schluß als eigenen Style speichern.

Wichtiger Hinweis: Neue Styles lassen sich in dem Standardordner für Styles
unter Windows "C:\Program Files\EndNote X...\Styles" nur speichern, wenn der Benutzer Schreibrechte für diesen Ordner besitzt.
Dies ist für normale Benutzer und der Standardinstallation nicht der Fall. Also Schreibrechte für diesen Ordner einstellen
oder man muss den Administrator fragen!
Um dieses Problem zu umgehen, wird ab Version X3 automatisch im <Benutzer>\My Documents\EndNote\Style
ein eigener EndNote Ordner angelegt, auf dem der Benutzer Schreibrechte hat und dort werden die eigenen Styles kopiert.

  • Gewünschter Style auswählen (einen Style der den eigenen Vorstellungen nahe kommt)

  • Menü Tools : Output Styles : Edit ...


Abb.: Style editieren.


Output Style speichern

Zu empfehlen ist es den neuen Style mit anderen Namen abzuspeichern.
So kann immer noch auf den Original-Style zurückgegriffen werden.
  • Menü File : Save As...



Hinweis: Über Speicherort siehe Hinweis oben.




5. Drucken und Export

Wie können die Referenzen aus der EndNote Literaturdatenbank in mein Dokument übertragen werden?

Es geht Drucken, Kopieren oder in Word einfügen. Das Aussehen bestimmt der Output Style (s.o.)


Drucken

Es soll schnell eine Literaturliste ausgedruckt werden. Nicht vergessen, vorher den gewünschten Output Style auswählen.
  • Referenzen auswählen und Output Style bestimmen.
    Es ist zu empfehlen die ausgewählte Literatur einer neuen Gruppe zuzuweisen

  • Menü File Print
    oder Print Preview (ab Endnote X2) und Print

Hinweis:
Mit Menü Datei : Print Setup... wird der gewünschte Drucker eingestellt.
Menü Datei : Print Preview gibt eine Vorschau aus.



Copy Formatted

Copy Formatted ist eine einfache Möglichkeit die markierten Referenzen
in eine andere Anwendung (MS Word, Wordpad...) einzufügen.
Es wird ein Literaturverzeichnis eingefügt, das Aussehen bestimmt der eingestellte Output-Style in EndNote.

  • Gewünschte Referenzen markieren oder Referenzen in einer Gruppe zufügen und markieren

  • Output Style einstellen (s.o.)

  • Menü Edit Copy Formatted oder Strg + K

  • Anwendung (z.B. Word oder Writer) öffnen

  • Menü Bearbeiten : Einfügen oder Strg + V


    In Word kopieren
    Abb.: Mit Copy Formatted in Word kopiert. Style wie Plant Journal.


Hinweis:
Mit Kopieren (Strg + C) werden die ausgewählten Referenzen als Zitat in den Text eingefügt.
Das entspricht "Insert Citations" in CWYW, siehe unten.
Nach dem Einfügen in Word ist ein Update Citations and Bibliography in der EndNote Leiste von Word notwendig.




Referenz einfügen - Insert Citation - Nicht mehr in Version 20

Referenz einfügen von EndNote

In der Symbolleiste sind 3 Symbole für das Einfügen der Referenzen in ein Textverarbeitungsprogramm vorgesehen, siehe Abbildung oben.

  • Insert Citation (Alt + 2)

  • Format Bibliography (Alt + 3)

  • Return to Word Processor (Alt + 1)

Ein Worddokument muss geöffnet sein, sonst sind die Symbole nicht aktiv.

Mit Insert Citation werden ausgewählte Referenzen, als Zitate in das Worddokument eingefügt und eine Literaturliste erstellt.
Es wird der im Moment aktive Output Style verwendet.

Soll ein anderer Output Style angewendet werden, kann mit Format Bibliography der Style geändert werden.

Mit Return to Word Processor wird in das Worddokument gewechselt.


Hinweis:
Mit Cite While you Write (s.u.) kann das besser direkt in Word durchgeführt werden.



Export

Eine gewünschte Literaturliste lässt sich am besten als rtf-Datei speichern.
Die meisten Textverarbeitungsprogramme können rtf-Dateien lesen.

  • Gewünschte Referenzen markieren

  • Menü File : Export...

  • Im gewünschten Format auf die Festplatte speichern

Abb.: Export Formate.


Mögliche Exportformate sind:

  • txt - macht nicht viel Sinn, da keine Formatierung übernommen wird
  • rtf - gängiges Textverarbeitungsformt, Empfehlung für Word, OpenOffice.
  • HTML - Webseitenformat
  • XML - Datenbankformat


In dem Fenster Export File name: kann auch der Output Style eingestellt werden.



Subject Bibliography

Zu bestimmten Themen, Autoren usw. können Literaturverzeichnisse ausgegeben werden.

Im folgenden werden Referenzen zu einem Autor aus der Datenbank gefiltert.

Eine Anwendung ist, wenn schnell eine Literaturliste nach Jahren geordnet ins Internet gestellt werden soll (siehe Abbildungen).

  • Gewünschte Referenzen einer Gruppe zuweisen
    oder mit Menü Reference : Show Selected References isolieren.

  • Menü Tools : Subject Bibliography..

  • Feld auswählen

    Subject Bibliography ausgeben
    Abb.: Subject Bibliography einstellen - Feld aussuchen.


  • Schaltfläche OK

  • Jahr, Schlagwort, Autor auswählen.

    Subject Bibliography ausgeben

    Abb.: Subject Bibliography einstellen - hier werden bestimmte Jahre ausgewählt.


  • Schaltfläche OK

  • Output Style einstellen. Weitere Terms können hinzugefügt werden.


    Subject Bibliography ausgeben

    Abb.: Subject Bibliography - Output Style einstellen.


  • Ausdrucken oder als Datei (rtf oder html) abspeichern.

Beispiel:
Stelle eine Literaturliste einer Arbeitsgruppe für das Internet zusammen.
Die Literatur soll absteigend sortiert werden und die letzten 5 Jahre umfassen










Cite While you Write -
EndNote in Zusammenarbeit mit MS Word und OpenOffice.org Writer

Mit MS Word, OpenOffice.org Writer und LibreOffice Writer besteht eine besondere Art der Zusammenarbeit.
Es können in das Dokument Zitate und Literaturlisten aus EndNote erstellt werden.

EndNote nennt dies Cite While you Write. Bei der Installation von EndNote werden in Word sogenannte Add-Ins installiert.
In Word steht eine eigene EndNote Symbolleiste oder Menüband (Ribon) zur Verfügung.

Bei OpenOffice Writer unter Windows wird mindestens die Version EndNote X3 vorausgesetzt.

Wichtig:
Die Reihenfolge der Installation der Programme ist wichtig.
Zuerst Word, Libre/OpenOffice oder WordPerfekt installieren, dann EndNote, damit die Add-Ins in Word auch eingefügt werden.

Bei der Installation von EndNote (ab X1) wird die Microsoft Word 2007/10 eigene Literaturverwaltung deaktiviert.
Unter dem Word Menüband Verweise erscheint die Gruppe "Zitate und Literaturverzeichnis" nicht mehr.





Word 2019

Menüband Endnote in MS Word 2010

Abb.: Menüband Endnote in MS Word 2019


Open Office

So wird EndNote in LibreOffice eingefügt:

support.alfasoft.com/hc/en-us/articles/360000976497-LibreOffice-and-EndNote

C:\Program Files (x86)\EndNote 20\Product-Support\CWYW\EndNote.oxt

OpenOffice Writer- Symbolleiste Endnote
Abb.: OpenOffice Writer- Symbolleiste Endnote





OpenOffice Writer- Referenz einfügen
Abb.: OpenOffice Writer- Referenz einfügen




Abb.: LibreOffice Writer- Referenz einfügen


Hinweis:
Ab jetzt wird nur auf Word hingewiesen.
In Libre/OpenOffice wird entsprechend vorgegangen.





Ausgewählte Refenzen einfügen
Insert selected citation(s)
ALT +2

Insert selected citation(s)
Abb.: Insert selected citation(s)

In das Dokument soll ein Literaturzitat aus EndNote eingefügt werden.

  • Gewünschte Referenz(en) in EndNote auswählen

  • Zu MS Word wechseln

  • Menüband EndNote

  • In Word das Icon Insert Citation : Insert selected Citation(s) drücken

  • Es wird das Zitat im Word-Dokument geschrieben (Citation) und
    gleichzeitig wird an das Ende des Dokuments das Zitat in die Literaturliste (Biblography) aufgenommen.


  • Eingefügte Referenz in das Worddokument - als Zitat und neuer Eintrag in der Literaturliste
    Abb.: Eingefügte Referenz in das Worddokument - als Zitat und neuer Eintrag in der Literaturliste


    Mit Strg und Mausklick kann vom Zitat im Text in die Literaturliste gesprungen werden.



Hinweise:

Es sollte auch Drag&Drop oder Copy&Paste direkt aus der EndNote Datenbank in Word gehen.

Hat aber bei meinem Word 2007 und EndNoteX2 und eingeschalteten Instant Formating nicht auf Anhieb funktioniert.
Die Feldfunktion wurde nicht aufgelöst.
Erst mit Update Citations and Bibliography wird das Dokument und die EndNote Einträge aktualisiert.
Das wurde in der Version ab X4 verbessert!

In OpenOffice muss Format Bibliography... aufgerufen werden, dann wird das Zitat korrekt angezeigt.

Auch die manuelle Eingabe ist möglich. Z. B. {Albrecht, 2001 #410}.
Anschließend einmal das Instant Formating wieder ab- und anschalten (oder Update Citations and Bibliography).
Die vollständige Bezeichnung (...#410) des Zitats wird im Fenster der Referenz oben in EndNote Edit Reference angezeigt.



Find Citation(s)...

Find Citation
Abb.: Find Citation...

Eine andere Methode eine Referenz einzufügen ist Find Citation(s).
In MS Word kann nach einer Referenz in EndNote gesucht werden.

  • Menüband EndNote

  • Symbol Insert Citation : Find Citation..

  • Find & Insert My References öffnet sich

  • Suche in der Endnotedatenbank. Z.B. nach Autor, Jahreszahl oder Stichwort.
    Mehrere Stichwörter mit Leertaste entsprichen "and".
    Mehrere Referenzen mit Strg + Klick wählen

  • Einfügen mit Insert

    Tipp: Neben der Insert-Schaltfläche befindet sich ein schwarzer Pfeil
    Insert & Display as: Author (Year)
    Insert & Exclude Author
    Insert & Exclude Year
    Insert in Biblography Only


     Insert & Find References
    Abb.: Insert & Find References. Insert & Exclude



Mehrere Referenzen als ein Zitat.
Schon beim Markieren die gewünschten Zitate auswählen (Strg + linke Maus) und einfügen.
Werden mehrere Zitate ohne Zwischenzeichen in Word eingefügt, werden die Zitate von "Cite While you Write" zusammengefasst.
(De Smet et al. 2012, Hochholdinger et al. 2001)




Insert Note

Eine Bemerkung einfügen. Die Bemerkungen werden auch nummeriert in dem Literaturverzeichnis aufgeführt.
Dazu wird eine nummerierte Zitierweise benötigt, z. B. die Zitierweise von Science.





Find Figure...

Bilder aus der EndNote Datenbank einfügen




Format Bibliography

Das Aussehen der Zitate und der Literaturliste soll geändert werden. Dafür gibt es das Auswahlfeld Style in dem EndNote Menüband für Word..
Weitere Einstellungen gibt es in Bibliography Preferences.

Bei großen Worddateien (und langsamen PCs) ist es sinnvoll die automatische Formatierung auszuschalten und erst am Ende wieder einzuschalten.
Dazu im Fenster Format Bibliography das Instant Formating mit Turn off auschalten. Siehe unten.


Output Style ändern

Der Output Style kann in MS Word 2007-16 auch in dem Menüband mit dem Befehl Style leicht verändert werden.

MS Word 2013 - Output Styles
Abb.: MS Word 2019 - Output Styles


Öffnen von Format Bibliography

Das Dialogfeld zum Konfigurieren der Literaturliste ist versteckt.

  • In Word Menüband Endnote

  • Bibliography Preferences aufrufen (kleines Dreieck neben Bibliography)

     MS Word 2013 - Format Bibliography aufrufen
    Abb.: MS Word 2019 - Format Bibliography aufrufen


  • Fenster Format Bibliography

  • Register Format Bibliography

    MS Word 2013- Format Bibliograph

    Abb.: MS Word 2019- Format Bibliography

    Output Style einstellen
    Link in-text citations to references in the biblography sorgt dafür,
    dass mit Strg + Mausklick auf die entsprechende Stelle in der Literaturliste gesprungen werden kann.
    Die Zitate können wie Hyperlinks unterstrichen werden, dazu Underline linled in-text citations aktivieren.
    Word Formatvorlage Hyperlink wird dazu eingesetzt.

  • Register Layout

    MS Word 2013 -  Format Bibliography - Layout

    Abb.: MS Word 2019 - Format Bibliography - Layout

    Das Aussehen des Literaturverzeichnisses wird bestimmt.
    Hier kann auch eine Überschrift für die Literaturliste (Bibliography title) eingegeben werden.

    Einzug der ersten Zeile (First line indent) und hängender Einzug (Hanging indent) sind nur wirksam,
    wenn ein dafür geeigneter Output Style verwendet wird.


    Hinweise:
    Verwende EndNote Output Style und dieses Layout Fenster für die Formatierung der Literaturliste.
    Es ist sinnlos Word Formatierungen und Formatvorlagen einzusetzen.
    Die Formatierungen werden nach jeder Aktualisierung von EndNote Einträgen überschrieben.

    Ab EndNote X4 kann auch ein Link von dem Zitat zur Literaturliste erzeugt werden.
    Register Format Bibliography
    Link in-text citations to references in the bibliography

    Mit der Auswahl
    Underline linked in-text citations
    wird das Zitat im Dokument blau und unterstrichen markiert.



Instant Formatting

MS Word 2010- Format Bibliography - Instant Formatting

Abb.: MS Word 2019 - Format Bibliography - Instant Formatting


Turn Instant Formatting Off / On wird die Aktualisierung der Zitate geregelt.
Mit Instant Formatting On wird bei jedem eingefügten Zitat sofort das gesamt Dokument aktualisiert.
Das macht eventuell Probleme bei sehr großen Dokumenten.
Mit Configure Instant Formatting kann die Zeit für ein automatisches Aktualisieren der EndNote Zitate und Literaturliste eingestellt werden.
Bei umfangreichen Dokumenten ist ein längerer Zeitpunkt als die standardmäßgen 30 sec. sinnvoll.



Edit Citation(s)

Es soll etwas in dem Literaturzitat geändert oder hinzugefügt werden.
Zitate und Literaturverzeichnis sind Word-Felder. Es kann zwar in Word direkt in das Feld etwas eingegeben werden.
Bei der nächsten Aktualisierung der Felder ist die Veränderung aber wieder verschwunden!
Daher kann nur mit "Edit Citation(s)" etwas dauerhaft verändert werden.

Zitate in Word ändern: z.B. Seitenzahlen oder Bemerkungen einfügen; Autor oder Jahreszahl weglassen.

Zitat editieren

  • Menüband Endnote

  • Symbol Edit & Manage Citations

  • Register Edit Citation
    Schaltfläche Formatting
    Default -
    Standardeinstellungen des Output Styles
    Display as: Author (Year) - z. B. für Zitate wie: ---schon Darwin (1859) konnte zeigen...
    Exclude Author - Autor weglassen, für Fälle wie oben, aber Autor flexibel.
    Exclude year - Jahreszahl weglassen
    Exlude Author & Year
    - Autor und Jahreszahl weglassen, nur in Literaturliste
    Show only in Biblography
    - wie oben, nur in Literaturlliste anzeigen

    MS Word 2007- Edit & Manage Citations- EndNote Version X7
    Abb.: MS Word- Edit & Manage Citations- EndNote Version 20

  • Prefix - z.B. (siehe Schrödinger 1934)

  • Suffix - z. B. Seitenzahl, die immer nach dem Zitat erscheinen soll (Schrödinger 1934, p.13)

  • Pages - Achtung, hier entscheidet der Style ob die Seitenzahl eingefügt wird.


  • Schaltfläche Edit References

    MS Word 2007- Edit & Manage Citations- EndNote Version X5

    Insert... - weitere Zitate können an dieser Stelle eingefügt werden.
    Remove - das Zitat kann im Dokument gelöscht werden.



    Register Reference
    Die wichtigsten Felder der Reference aus EndNote werden zur Information angezeigt


Tipp:
Einfacher geht es mit rechter Maustaste auf das Zitat und Edit Citation(s)... kann schnell das Zitat geändert werden.



Edit Library Reference(s)

Eine in Word ausgewählte Referenz kann in EndNote geändert werden.

  • Referenz in Word auswählen, die in EndNote geändert werden soll

  • Menüband Endnote

  • Symbol Edit Library Reference(s)

  • Es wird zu EndNote gesprungen und dort wird die entsprechende Referenz ausgewählt und kann bearbeitet werden.



Update Citations and Bibliography

Das ist wohl sinnvoll wenn die Instant Formatting inaktiviert und eine neue Referenz aus EndNote eingefügt wurde.



In einfachen Text umwandeln - Convert to Plain Text

Nach Fertigstellung des Dokuments können die EndNote-Felder in Text umgewandelt werden.
Das ist sinnvoll, wenn ein Dokument an den Verleger weitergegeben werden soll
oder die Zitate und das Literaturverzeichnis bearbeitet werden sollen.

Dieser Schritt ist nach dem Speichern nicht mehr rückgängig zu machen!
Daher vorher ein Originaldokument mit den EndNote-Feldern sichern.

MS Word 2016:

  • Menüband Endnote

  • Convert Citations and Bibliography

  • Convert to Plain Text


    Convert to Plain Text in MS Word 2013

    Abb.: MS Word 2016 - Remove Field Codes



Literaturliste in Bereiche einteilen - Categorize References (ab X7)

Mit einem neuen Tool in EndNote seit X7 kann die Literaturliste in Bereiche eingeteilt werden.
  • Menüband Endnote

  • Categorize References

  • MS Word 2013 -Categorize References

    Abb.: MS Word 2019 - Categorize References

    Group Referenzeces by Custum Categories


Die Bereiche werden mit Configure Categories... eingestellt.

MS Word 2013 -Categorize References

Abb.: MS Word 2019 -Categorize References - Einstellen der Bereiche

Neue Bereiche werden mit rechter Maus auf Category Headings und Add Category Heading eingerichtet.

Die einzelnen Referenzen mit der Maus (grag & drop) in die erstellten Bereiche ziehen.

MS Word 2013 -Categorize References - Literaturliste mit Bereiche Einleitung, Material, Ergebnisse und Diskussion

Abb.: MS Word 2016 -Categorize References - Literaturliste mit Bereiche Einleitung, Material, Ergebnisse und Diskussion




EndNote Felder anzeigen - Convert to Unformatted Citations

Die EndNote Zitate werden als Felder in Word dargestellt, z.B. - {Autor, Jahr #123}.
Mit Convert to Unformatted Citations werden die Zitate als Felder dargestellt.
Das Literaturverzeichnis ist verschwunden.

Durch Update Citations and Bibliography werden die Zitate wieder zurückverwandelt und ein Literaturverzeichnis wird angehängt.



Convert Reference Manager Citations to EndNote
Referenzen aus dem Programm Referenz Manager werden in EndNote eingefügt.

Convert Word Master List to EndNote
Referenzen aus dem Word 2007 - 2019 Literaturverwaltungsprogramm (neu seit Word 2007 siehe hier) wird in EndNote umgewandelt



Export to Endnote

Ab MS Word 2010
Aus einem Word-Dokument sollen die Referenzen in EndNote übertragen werden.
Das ist interessant, wenn ein fremdes Worddokument vorliegt und die EndNote-Zitate in die Datenbank übertragen werden sollen.


  • Menüband Endnote

  • Export to EndNote : Export Traveling Library

    Export to Endnote in MS Word 2013
    Abb.: MS Word 2019 - Export to Endnote


    Der Abstract wird nicht in dem Worddokument gespeichert und fehlt dann natürlich nach dem Export in EndNote.


Hinweis: EndNote bietet auch einige Werkzeuge an, um aus der neuen Word 2007-16 Literaturverwaltung zu exportieren

  • Export Word Citations

  • Export Word Master List




Preferences in Word

Schließlich gibt es noch ein Dialogfenster um CWYW zu konfigurieren.
  • Menüband Endnote

  • Schaltfläche Preferences

  • Register General
    Verhalten von EndNote einstellen

  • Preferences in MS Word 2007

    Abb.: MS Word- Preferences

  • Register General
    Enable Instant Formatting Zeit für automatische Aktualisierung einstellen.

  • Register Keyboard
    Einstellen der Tastenkürzel
    ALT + 1 gehe zu EndNote und zurück
    ALT + 2 Insert selectet citation(s)

  • Register Figures and Tables
    Platzierung von Bildern und Tabellen

  • Register Application
    Cite While you Write für EndNote oder Endnote Online




Import und Export aus anderen Datenbanken

Das bekannteste Austauschformat zwischen den Datenbanken ist das RIS Format.





Dieter Steinmetz, Universität Tübingen, ZMBP - Kursübersicht - Im Skript suchen